活动策划经理的求生指南：一份让老板放心睡觉的Checklist

上周五下班时，看到新来的实习生抱着一箱私人物品往电梯走，我手里的冰美式突然不香了。在这个行业摸爬滚打七年，见过太多同行因为漏掉某个环节搞砸活动，第二天工位就换了主人。作为家里房贷车贷幼儿园费五座大山压顶的中年策划狗，今天就跟大伙儿掏心窝子分享我的保命秘籍。

一、人员分工：别让团队变乌合之众

记得刚入行时带过的大学生音乐节，把签到区交给两个没经验的兼职生，结果开场前半小时观众排到马路牙子上。现在我的团队架构就像精密的瑞士手表：

1. 核心作战指挥部

• 总指挥（本人）：负责对接甲方爸爸和背锅
• 流程监理：比机场塔台还严格的动线设计师
• 物资大总管：连一根别针都要登记造册的强迫症患者

岗位	关键动作	常见雷区
外联专员	提前14天确认合作方到场时间	没留备选供应商联系方式
现场执行	活动前3小时完成全流程彩排	忽略设备充电问题

2. 沟通机制要像毛细血管

我们团队的钉钉群置顶着三条血泪教训：
1) 重要通知必须文字+语音+@所有人三连击
2) 凌晨两点后禁用60秒语音方阵
3) 突发状况先打电话再发消息

二、物资准备：比丈母娘查女婿还仔细

去年双十一大促活动，差点因为没准备足够的数据线导致直播中断。现在我的物资清单细到令人发指：

• A类物资（提前7天到位）
  • 主视觉物料（多备5%损耗量）
  • 急救箱（含防中暑药品）
• B类物资（提前3天确认）
  • 电子设备（电池要满格状态）
  • 茶歇食品（避开过敏源）

物资类型	检查要点	魔鬼细节
印刷品	核对主办方LOGO颜色	注意潘通色号与CMYK转换
电子设备	测试网络负载能力	准备4G备用热点

三、时间节点：把deadline变成安全带

见过太多同行在活动前夜通宵改方案，我的时间表精确到小时：

• 倒计时30天：场地勘察要带激光测距仪
• 倒计时7天：召开供应商誓师大会
• 倒计时24小时：给所有工作人员发定位共享

生死攸关的72小时

时间段	必做事项	血泪教训
H-72	确认嘉宾行程	某明星经纪人临时改航班
H-24	设备压力测试	大屏突然黑屏的噩梦

四、应急预案：准备好Plan B到Plan Z

去年跨年活动遇到大雾封路，靠着提前准备的直升机预案救了场。现在我的风险预案包括：

• 人员替补方案（每个岗位有2个备选）
• 恶劣天气包（包含烘干机到防滑垫）
• 舆情防火墙（预设30条危机话术）

风险类型	应对措施	实战案例
技术故障	准备离线版流程	某发布会断网时启用手写白板
人员缺席	培训多面手员工	摄影师临时充当司仪

窗外的霓虹灯又亮起来了，把这份写了三个小时的文档点击保存。手机弹出老婆的消息："宝宝幼儿园要交下学期材料费了"，我揉了揉发酸的眼睛，把checklist最后一行加粗标红：活动结束后立即备份所有影像资料。打印机嗡嗡作响的声音，此刻听起来特别安心。